De caos financiero a control global: el caso Incode y NetSuite

Crecimiento acelerado, fusiones, adquisiciones y clientes globales. Ese es el sueño de toda empresa… hasta que los sistemas se quedan cortos y la operación comienza a fallar.

Eso fue exactamente lo que vivió Incode, una compañía global líder en verificación de identidad que pasó de startup a “Unicornio” en menos de una década.

Pero había un problema: su operación financiera estaba al límite.

Aquí te contamos cómo lograron transformar un sistema fragmentado, manual y lento en una operación global sólida y automatizada utilizando Oracle NetSuite y el acompañamiento estratégico de Efficientix.

Incode: de startup a unicornio global… con una operación al borde del colapso

Incode nació en 2015 con una misión clara: ofrecer tecnología de verificación y autenticación de identidad de talla mundial. Su éxito fue explosivo:

• Crecimiento exponencial

• Clientes en múltiples industrias reguladas

• Presencia global

• Estrategia agresiva de fusiones y adquisiciones (M&A)

Pero, como nos contó Jonathan Salazar, ERP Project Manager en Incode:

"Somos una empresa de tecnología que desarrolla servicios alrededor de la verificación de identidad… y ya tenemos presencia casi global."

La realidad era que la operación no había crecido al mismo ritmo que el negocio.

El problema: procesos manuales, múltiples ERPs y cero visibilidad

El área más afectada era Finanzas.
El diagnóstico era tan claro como preocupante:

• Todos los procesos eran manuales.

• Dependencia casi total en Excel.

• Sistemas fragmentados heredados de cada empresa adquirida.

• Uso parcial y desordenado de varios ERPs (incluyendo versiones de NetSuite y QuickBooks).

La consecuencia inmediata: una operación lenta, pesada y sin control.

Esto ponía en riesgo algo crítico para una empresa que vive de escalar rápido:

Tomar decisiones financieras inmediatas para M&A, capital y operación global.

Según Jonathan:

“El no proveerle al CFO información rápida y certera… te resta oportunidades. Los cierres y reportes se volvían imposibles”.

El riesgo de no hacer nada: freno total al crecimiento global

Para una empresa SaaS que opera en múltiples países y mercados regulados, mantener esa fragmentación era insostenible.

Los riesgos eran reales:

• Frenar la expansión internacional

• Tomar decisiones con datos incompletos

• Fallar en auditorías financieras

• Perder velocidad en procesos críticos

• Depender de “un ejército de personas” para armar un reporte

En palabras de su equipo directivo:
“La operación se volvió insostenible.”

La decisión: implementar un ERP global, robusto y escalable

Incode necesitaba una plataforma que pudiera:

• Unificar procesos

• Mantener control interno en todas sus subsidiarias

• Automatizar contabilidad y reportes

• Manejar múltiples libros, monedas y requisitos fiscales

• Prepararse para auditorías y una posible salida a bolsa

Después de evaluar varias opciones, el equipo eligió Oracle NetSuite por su combinación ideal de:

• Alcance global

• Robustez sin la complejidad de un Tier 1

• Capacidades avanzadas para empresas SaaS

• Presencia multi-localización

Por qué Efficientix: una sola cara, cobertura regional y expertise real

Lo que inclinó la balanza no fue solo la plataforma, sino el partner.

Incode necesitaba un aliado con cobertura en México y LATAM, procesos probados y un equipo capaz de implementar un proyecto de alto riesgo sin fricciones.

Efficientix cumplió todos los requisitos:

• Una sola cara para toda Latinoamérica

• Conocimiento profundo de NetSuite en operaciones globales SaaS

• Equipo especializado y comprometido

• Implementación con enfoque estratégico y ordenado

Para Jonathan, esta combinación fue decisiva:

“La combinación de consultores con conocimiento y un equipo directivo comprometido… hacen que sea un proyecto de éxito que se ha transformado."

La implementación: orden, control interno y Revenue Recognition multinacional

El proyecto duró 10 meses y se ejecutó con precisión quirúrgica.

1. Ordenar y unificar la operación financiera global

• Consolidación de procesos

• Gobierno financiero homologado

• Contabilidad automatizada y en tiempo real

• Integración de subsidiarias bajo un solo sistema

2. Implementar Revenue Recognition (Revenue Management)

La joya de la corona para una empresa SaaS presente en 13–14 países:

• Múltiples libros y monedas

• Cumplimiento fiscal por país

• Reconocimiento de ingresos automatizado

• Reportes globales unificados

3. Control interno de nivel corporativo

Pensado para auditorías, compliance y escalamiento global.

Resultados: velocidad, control y una operación lista para escalar

Los beneficios fueron inmediatos:

✨ Procesos automatizados

Las tareas manuales desaparecieron.

“Los flujos se generan de manera tan automatizada que quita mucha talacha.”

⚡ Velocidad operativa real

Ciclos clave —como Procure to Pay— fluyen hoy sin fricciones.

📊 Certeza financiera global

La contabilidad multinacional se refleja en tiempo real, con precisión total.

Antes vs después: la transformación real

Conclusión: un caso de éxito que va más allá de la tecnología

Para Incode, el éxito del proyecto no fue solo técnico:
fue un cambio estructural que devolvió control, velocidad y claridad a una operación global compleja.

En palabras del cliente:

“NetSuite, Efficientix e Incode fue igual a transformación digital para el entorno de la verificación de identidad.”

Este caso demuestra que, cuando una empresa SaaS escala rápido, un ERP global deja de ser un lujo y se convierte en la base del crecimiento.