Crecimiento acelerado, fusiones, adquisiciones y clientes globales. Ese es el sueño de toda empresa… hasta que los sistemas se quedan cortos y la operación comienza a fallar.
Eso fue exactamente lo que vivió Incode, una compañía global líder en verificación de identidad que pasó de startup a “Unicornio” en menos de una década.
Pero había un problema: su operación financiera estaba al límite.
Aquí te contamos cómo lograron transformar un sistema fragmentado, manual y lento en una operación global sólida y automatizada utilizando Oracle NetSuite y el acompañamiento estratégico de Efficientix.
Incode nació en 2015 con una misión clara: ofrecer tecnología de verificación y autenticación de identidad de talla mundial. Su éxito fue explosivo:
Crecimiento exponencial
Clientes en múltiples industrias reguladas
Presencia global
Estrategia agresiva de fusiones y adquisiciones (M&A)
Pero, como nos contó Jonathan Salazar, ERP Project Manager en Incode:
"Somos una empresa de tecnología que desarrolla servicios alrededor de la verificación de identidad… y ya tenemos presencia casi global."
La realidad era que la operación no había crecido al mismo ritmo que el negocio.
El área más afectada era Finanzas.
El diagnóstico era tan claro como preocupante:
Todos los procesos eran manuales.
Dependencia casi total en Excel.
Sistemas fragmentados heredados de cada empresa adquirida.
Uso parcial y desordenado de varios ERPs (incluyendo versiones de NetSuite y QuickBooks).
La consecuencia inmediata: una operación lenta, pesada y sin control.
Esto ponía en riesgo algo crítico para una empresa que vive de escalar rápido:
Tomar decisiones financieras inmediatas para M&A, capital y operación global.
Según Jonathan:
“El no proveerle al CFO información rápida y certera… te resta oportunidades. Los cierres y reportes se volvían imposibles”.
Para una empresa SaaS que opera en múltiples países y mercados regulados, mantener esa fragmentación era insostenible.
Los riesgos eran reales:
Frenar la expansión internacional
Tomar decisiones con datos incompletos
Fallar en auditorías financieras
Perder velocidad en procesos críticos
Depender de “un ejército de personas” para armar un reporte
En palabras de su equipo directivo:
“La operación se volvió insostenible.”
Incode necesitaba una plataforma que pudiera:
Unificar procesos
Mantener control interno en todas sus subsidiarias
Automatizar contabilidad y reportes
Manejar múltiples libros, monedas y requisitos fiscales
Prepararse para auditorías y una posible salida a bolsa
Después de evaluar varias opciones, el equipo eligió Oracle NetSuite por su combinación ideal de:
Alcance global
Robustez sin la complejidad de un Tier 1
Capacidades avanzadas para empresas SaaS
Presencia multi-localización
Lo que inclinó la balanza no fue solo la plataforma, sino el partner.
Incode necesitaba un aliado con cobertura en México y LATAM, procesos probados y un equipo capaz de implementar un proyecto de alto riesgo sin fricciones.
Efficientix cumplió todos los requisitos:
Una sola cara para toda Latinoamérica
Conocimiento profundo de NetSuite en operaciones globales SaaS
Equipo especializado y comprometido
Implementación con enfoque estratégico y ordenado
Para Jonathan, esta combinación fue decisiva:
“La combinación de consultores con conocimiento y un equipo directivo comprometido… hacen que sea un proyecto de éxito que se ha transformado."
El proyecto duró 10 meses y se ejecutó con precisión quirúrgica.
Consolidación de procesos
Gobierno financiero homologado
Contabilidad automatizada y en tiempo real
Integración de subsidiarias bajo un solo sistema
La joya de la corona para una empresa SaaS presente en 13–14 países:
Múltiples libros y monedas
Cumplimiento fiscal por país
Reconocimiento de ingresos automatizado
Reportes globales unificados
Pensado para auditorías, compliance y escalamiento global.
Los beneficios fueron inmediatos:
Las tareas manuales desaparecieron.
“Los flujos se generan de manera tan automatizada que quita mucha talacha.”
Ciclos clave —como Procure to Pay— fluyen hoy sin fricciones.
La contabilidad multinacional se refleja en tiempo real, con precisión total.
| Antes | Después |
|---|---|
| Procesos manuales y dependientes de Excel | Procesos estandarizados y automatizados |
| Múltiples sistemas desarticulados | Plataforma única y global |
| Reportes lentos y poco confiables | Información ejecutiva en tiempo real |
| Alto riesgo operativo y fiscal | Control total del ingreso y cumplimiento multinacional |
Para Incode, el éxito del proyecto no fue solo técnico:
fue un cambio estructural que devolvió control, velocidad y claridad a una operación global compleja.
En palabras del cliente:
“NetSuite, Efficientix e Incode fue igual a transformación digital para el entorno de la verificación de identidad.”
Este caso demuestra que, cuando una empresa SaaS escala rápido, un ERP global deja de ser un lujo y se convierte en la base del crecimiento.